smart.billing meet vereinfacht den zeit- und kostenaufwändigen Bezahl- und Abrechnungsprozess von kleinen und großen Veranstaltungen grundlegend.

Ebelsbach, Troisdorf 05.09.2019 – Fehlerhafte Hotelrechnungen, manuelle und komplexe Abrechnungsprozesse, lückenhafte Reportings und fehlende Standards? Vorbei! Die meetago group integriert mit itelya’s smart.billing.meet einen rechtssicheren End-2-End-Bezahlprozess für Tagungen und Gruppenbuchungen in ihr Online Meeting Tool.

Die zu erwartenden Neuregelung des §25 des deutschen Umsatzsteuergesetzes und dessen einhergehende Harmonisierung auf Europäischer Ebene wird massive Auswirkungen für Unternehmen mit sich bringen.
Besonders bei herkömmlichen Bezahlprozessen durch eine Agentur (sog. Central Billing) werden sich MICE Buchungen zwischen 7% – 19% verteuern, da bei dieser Form der Bezahlung Rechnungen nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigen. Zudem stehen dieser Bezahlform auch rechtliche Risiken für das Reisebüro/ Vermittler gegenüber, da der Vermittler rechtlich zum Veranstalter wird und somit anderen Haftungsrisiken ausgesetzt ist.

„Vor diesem wichtigen Hintergrund bedurfte es einer Lösung, die den geänderten gesetzlichen Regelungen Rechnung trägt, unseren Nutzern die Bezahlung und Abrechnung von Tagungs- und Gruppenbuchungen stark vereinfacht und darüber hinaus global skalierbar ist.“ sagt Udo Lülsdorf, CEO der meetago group.

Basis für diesen Prozess ist die zentrale Abrechnung und Genehmigung von Hotelaufenthalten: Bei meetago Nutzern, die die Payment Option nutzen, wird zukünftig bei jeder Veranstaltungsbuchung automatisch eine virtuelle Kreditkarten-Nummer für das hinterlegte Firmenkonto generiert und an das gebuchte Hotel übermittelt – unabhängig davon, welches Kreditkartenprodukt der Kunde nutzt die Transaktionshöhe und Gültigkeitsdauer der virtuellen Kreditkarte, die gleichzeitig als Zahlungsgarantie gilt, sind individuell festgelegt.

Statt einer pauschalen Abrechnung erhält die Finanzabteilung nach Ende der Veranstaltung elektronisch eine verifizierte und bis ins Detail heruntergebrochene Auflistung der während der Tagung angefallenen Kosten – vom Konferenzraum, Technik über WLAN bis hin zu firmenindividuellen Informationen wie Kostenstelle, Personalkennziffer oder Projektnummer. Selbst die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze werden einzeln ausgewiesen.

Mehr Datentiefe – rund 60% weniger Aufwand
„Dafür führen wir sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten zusammen“, erklärt Christopher Hecht, Chief Sales Officer (CSO) Payment- and Customer-Solution bei itelya: „Wir digitalisieren die Rechnung und prüfen sie nach dem Umsatzsteuerrecht des jeweiligen Landes oder individuell vorgegebenen Kriterien. Finden wir Fehler, nehmen wir Kontakt mit dem Rechnungssteller auf und sorgen dafür, dass die Rechnung korrigiert wird. Der Kunde erhält die Rechnung also erst, wenn sie einwandfrei ist. Dadurch spart er sich enorme Aufwände, die durch die Prüfung und Reklamation entstehen würden. Bei internen Analysen konnten wir eine Zeitersparnis bei der Abrechnung von rund 60% für jeden Bezahlvorgang messen.“ Des Weiteren findet der automatisierte Abgleich zwischen Bestellung und Abrechnung statt.

Unternehmen, die das meetago Online Meeting Tool im Einsatz haben, erlaubt diese Aufschlüsselung/ Konsolidierung bis dato kaum fassbarer Tagungsausgaben eine deutlich verbesserte Kontrolle und aktive Steuerung. Dem Einkauf liefert sie heiß begehrte Kennzahlen und Statistiken zur Kontingentsteuerung oder für Preisverhandlungen mit der Hotellerie.

Überdies erfüllt die Datenanreicherung virtueller Kreditkarten auf Level 3-Niveau (für den automatisierten Export in ERP-Systeme) eine Grundvoraussetzung für einen digitalisierten End-to-End-Prozess.

Oliver May, Executive VP Sales der meetago group, fügt hinzu: „Unser gemeinsames Ziel ist die Konsolidierung aller im Zusammenhang einer Tagung anfallenden Kosten über meetago buchbar- und abrechenbar zu machen. Wir freuen uns, unseren gemeinsamen Kunden mit smart.billing meet eine wegweisende Lösung anbieten zu können. Eine Lösung, die zudem ein wichtiger Baustein dafür ist, ein nahtloses Nutzererlebnis zu bieten und die Arbeit für unsere Kunden zu vereinfachen.“

Über die meetago group
Die meetago group entwickelt IT-Lösungen, die Einkäufer und Leistungspartner glücklicher und das Tagungsgeschäft weltweit smarter machen. Als führender Anbieter von MICE Procurement- und MICE Booking Lösungen treibt die meetago group mit ihren Marken meetago®, meeconnect und tagungshotel.com die digitale Transformation der MICE-Branche mit innovativen Lösungen voran.
Mit der echtzeitfähigen MICE Booking Engine meeconnect und dem komplett erneuerten meetago Online Meeting Tool mee7 hat die meetago group ein digitales Ökosystem geschaffen, das neue Wachstumspotenziale und enorme Effizienzreserven erschließt. Hotels, Unternehmen, Organisationen, Verbände und Travel Management Companies (TMCs) schätzen die meetago group als zuverlässigen Technologie- und Dienstleistungspartner bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung ihrer Wertschöpfungsketten – aber auch für den professionellen Support rund um den Anfrage- und Buchungsprozess.
Durch die konsequente Fokussierung auf eine intelligente Integration der Einkaufs-, Buchungs- und Planungsprozesse in die Systemlandschaften von Leistungspartnern und Firmenkunden hat die meetago group schon früh die Marktführung im deutschsprachigen Europa übernommen. Mittlerweile wächst das Familienunternehmen global: Die meetago group ist in den weltweit wichtigsten Tagungsmärkten präsent, ihr digitales Ökosystem längst auch in Asien, den USA und Südamerika zuhause.
weitere Informationen unter www.meetago.com

Über itelya
itelya ist auf die weltweite Beschaffung, Verifizierung und Anreicherung von (Rechnungs-) Daten aus Geschäftsprozessen sowie deren Export in nachgelagerte Systeme spezialisiert. Durch sein Produktions- und IT-übergreifendes Know-How ist itelya in der Lage, individuelle Kundenanforderungen in maßgeschneiderte Lösungen zu übertragen/ übersetzen und diese in unternehmenseigene IT- und Prozesslandschaften zu implementieren.

 

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